Se você é dono de restaurante ou gestor de food service, sabe que a contabilidade para restaurante é essencial não só para organização interna, mas também para reduzir tributos em seu restaurante e evitar problemas com o Fisco. A carga tributária do setor de alimentação é alta e envolve impostos federais, estaduais e municipais (como IRPJ/IRPF, PIS/Cofins, INSS patronal, ICMS, ISS etc.). Por isso, um excelente planejamento tributário para restaurante é fundamental. Este artigo traz um guia completo – com dicas práticas, obrigações fiscais e exemplos – para deixar sua contabilidade para restaurante em dia, diminuir o imposto para restaurante e aproveitar os novos benefícios da reforma tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025).
Você vai ver:
- Principais tributos e regimes no setor de alimentação (IR, Simples, ICMS/ISS etc.) e como cada um impacta seu imposto para restaurante.
- Estratégias contábeis para pagar menos tributos: escolha do regime, deduções permitidas, controle de custos e folha de pagamento.
- Obrigações fiscais e riscos: notas fiscais, SPED, eSocial, NFC-e e por que a falta de conformidade pode gerar multas pesadas.
- Reforma Tributária: mudanças aprovadas com a EC 132/2023 e LC 214/2025 que afetam restaurantes – alíquota reduzida de IBS/CBS, exclusão de gorjetas da base, novo split payment, e o fim gradual de ICMS/ISS.
- Passo a passo prático para organizar sua contabilidade e se preparar para essas novidades, com exemplos aplicáveis ao seu dia a dia.
Ao final, entenda como uma contabilidade especializada para restaurante (como a da Uphold) pode garantir previsibilidade financeira, conformidade e crescimento sustentável para o seu negócio.
Cenário tributário atual no setor de alimentação
Restaurantes e bares enfrentam diversos tributos que incidem sobre cada etapa do negócio – desde a compra de insumos até a venda final ao cliente. Entre os principais estão:
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- Simples Nacional: regime unificado que muitos restaurantes escolhem por simplificar o pagamento de tributos. Nesse caso, federal (IRPJ, CSLL, PIS/Cofins), estadual (ICMS) e municipal (ISS) são pagos em uma única guia (DAS) mensal. Vantagem: menos burocracia e alíquotas moderadas. Desvantagem: alíquotas fixas sobre receita bruta e sem possibilidade de crédito de PIS/Cofins.
- Lucro Presumido ou Real: regimes empresariais tradicionais. No Lucro Presumido, calcula-se IRPJ/CSLL sobre um percentual da receita (presunção). No Lucro Real, tributa-se sobre lucro efetivo, podendo abater despesas comprovadas. Para restaurantes de maior porte, é preciso avaliar qual regime resulta em menos imposto no fim do ano.
- IRPF (Carnê-Leão): aplicável a pessoas físicas que recebem receita de restaurante (por exemplo, sócios que não constituem CNPJ). Há apuração mensal via Carnê-Leão se o recebimento ultrapassar o limite de isenção.
- ICMS: imposto estadual sobre circulação de mercadorias. Incide especialmente sobre a venda de produtos (bebidas, insumos, alimentos não preparados). A alíquota varia por estado e produto (refrigerantes, cervejas e outras bebidas muitas vezes sofrem regimes de substituição tributária ou monofásico).
- ISS: imposto municipal sobre serviços. Pode incidir sobre serviços de buffet, eventos ou mesmo entrega (em algumas prefeituras, o serviço de entrega de refeições). Verifique a legislação do seu município; muitas cidades exigem NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica) para restaurantes. A alíquota típica do ISS varia de 2% a 5%.
- Contribuições sobre a folha: INSS patronal, FGTS, SAT etc. A folha de pagamento é um dos maiores custos de um restaurante. No Simples, existe um chamado “Fator R” – se a folha for alta em relação à receita, o anexo tributário muda e a alíquota do Simples pode aumentar. Já no Lucro Real/Presumido, há regime de substituição da contribuição previdenciária (desoneração) em alguns casos, mas que foi extinto em parte pela reforma de 2020; ainda assim, há vantagens no Simples para folha (cerca de 1% ou 4% sobre a receita para encargo social, dependendo do anexo).
Diante disso, controlar a contabilidade para restaurante é indispensável. Registrar separadamente a receita de vendas, o pagamento de salários e todos os custos operacionais permite declarar corretamente impostos e aproveitar deduções legais. Por exemplo, despesas com aluguel, energia, publicidade ou insumos podem abater impostos (no Lucro Real) ou minimizar a base de cálculo (no IRPJ). Manter recibos organizados e sistema de gestão financeira atualizados ajuda a não deixar descontos fiscais na mesa.
Exemplo prático: Se você está no Lucro Real, anote todas as notas de compra de alimentos, bebidas e serviços essenciais. Elas podem ser lançadas como despesas dedutíveis, reduzindo a base do IRPJ/CSLL no fim do ano. No Simples, cuide para que custos como folha de pagamento sejam contabilizados corretamente, já que o benefício (“desoneração”) do Simples depende desse controle.
Como reduzir tributos em restaurantes
Para aliviar o peso dos impostos para restaurante, vale aplicar algumas estratégias de contabilidade e gestão fiscal:
- Escolha do regime tributário certo: Analise periodicamente se o Simples Nacional ainda é vantajoso ou se vale migrar para Lucro Presumido/Real. No Simples, por exemplo, restaurantes pagam alíquotas menores sobre a folha de pagamento (desoneração). Porém, se você tiver despesas dedutíveis muito acima do usual, o Lucro Real pode sair mais em conta. Peça ajuda a um contador para simular cenários. Dica: o regime correto pode ser o diferencial para pagar menos imposto para restaurante no final do ano.
- Aproveite incentivos fiscais: Verifique benefícios federais, estaduais ou municipais. Há programas de apoio a cultura, empregos ou tecnológicas que permitem abater impostos. No Simples, alguns estados oferecem redução de ICMS para alimentos em determinadas condições. Informe-se nas Secretarias da Fazenda. Lembrete: existem isenções e incentivos que podem beneficiar o setor de alimentação.
- Desoneração da folha e terceirização: Além do Simples, terceirize serviços não-fim (limpeza, segurança) para reduzir encargos sociais. Em alguns casos, participar de programas de qualificação profissional gera abatimentos de INSS. Cuidado: respeite a legislação trabalhista; qualquer economia deve ser feita sem sonegar direitos.
- Controle de despesas operacionais: Mantenha registro detalhado de todas as compras de insumos, contas de água, luz, aluguel etc. Despesas diretamente ligadas ao negócio podem aumentar o custo do produto e, no Lucro Real, serem deduzidas. Mesmo no Simples, um bom controle evita tributar itens duplicados. Use software de gestão ou planilhas rigorosas.
- Uso de tecnologia: Invista em sistemas de gestão financeira e contabilidade. Eles ajudam a automatizar cálculos de impostos, emitir notas fiscais (NFC-e, NFS-e) corretamente e gerar relatórios fiscais. Com isso, você “escaneia” mais fácil os tributos devidos e evita erros manuais que geram multas.
Exemplo prático: Ao usar um bom software de PDV (ponto de venda) integrado à contabilidade, o valor das vendas e das taxas de entrega por aplicativos é lançado automaticamente no sistema. Assim, você não esquece de declarar renda e identifica exatamente quanto de imposto você paga por pedido. Ferramentas assim facilitam a apuração mensal do Simples (DAS) ou o cálculo do IRPJ/CSLL, garantindo previsibilidade fiscal.
Obrigações fiscais e riscos de não conformidade
Mais do que pagar menos, é crucial fazer tudo certinho para evitar autuações. Entre as obrigações de um restaurante estão:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas: A maioria dos restaurantes que vende diretamente ao consumidor precisa emitir NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) ou CF-e (Cupom Fiscal). Já os serviços (buffet, catering, delivery em alguns municípios) exigem NFS-e (Nota Fiscal de Serviço) e recolhimento de ISS. Não emitir a NFC-e quando obrigatória pode acarretar multas elevadas e sanções – “perda de credibilidade junto a clientes e fornecedores” e até impeditivos para participar de licitações.
- Declarações e SPED: Entrega de SPED Fiscal (ICMS/IPI) e SPED Contribuições (PIS/Cofins) se não estiver no Simples. DCTF, EFD-Reinf e eSocial: obrigatórios para folhas de pagamento e contribuições sociais (contribuições previdenciárias, FGTS etc.). Desde jan/2025, bares e restaurantes no Simples também devem cumprir prazos do eSocial.
- Obrigações trabalhistas: Registro de funcionários, folha de pagamento em dia, recolhimento de INSS e FGTS, CAGED e RAIS anuais. Caso haja gorjetas pagas aos empregados, cuide da legislação trabalhista (apesar de a reforma tributária excluir as gorjetas da base de IBS/CBS, elas seguem obrigatórias como verba trabalhista se pactuadas).
- Pagamentos mensais: Empréstimos fiscais (DAS do Simples, DARF do IRPF via Carnê-Leão, guias de INSS patronal, GPS/FGTS, ISS e ICMS) devem ser pagos nos prazos certos. Atrasos geram multa e juros. Exemplo: não recolher o ICMS na venda de bebidas pode resultar em autuações estaduais; não pagar NFC-e pode bloquear CNPJ em alguns estados.
Riscos de descumprimento: Falhar em qualquer obrigação pode levar a multas pesadas. Por exemplo, deixar de emitir NFC-e ou NFS-e atrai multas e penalidades que corroem o lucro. Erros no SPED podem resultar em malha fiscal. Ficar inadimplente no eSocial traz multas pelo Ministério do Trabalho. Em resumo, a falta de contabilidade adequada eleva significativamente o risco tributário do negócio. Uma contabilidade para restaurante profissional ajuda a detectar atrasos nos prazos, corrigir erros e manter você sempre em dia – evitando “dores de cabeça com o Fisco” e garantindo previsibilidade financeira.
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O que muda com a reforma tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025)
A nova Reforma Tributária sobre o Consumo já está em vigor graças à Emenda Constitucional n.º 132/2023 e à Lei Complementar 214/2025. Essa reforma substituiu PIS/Cofins, IPI, ICMS e ISS por dois impostos no estilo IVA dual: CBS (tribunal federal sobre bens e serviços) e IBS (imposto estadual/municipal sobre bens e serviços). Para o setor de alimentação, a principal novidade é um regime especial de tributação:
- Alíquota reduzida (40%) de IBS/CBS: Em vez da alíquota padrão estimada em 28%, bares e restaurantes terão redução de 40% (ficando em cerca de 16,8%) nas operações de fornecimento de alimentos e bebidas preparados no próprio estabelecimento. Ou seja, o imposto para restaurante será menor sob o novo IBS/CBS específico do setor. Essa redução visa aliviar a carga para restaurantes e lanchonetes.
- Exclusões na base de cálculo: A base de cálculo do IBS/CBS é o valor total cobrado. No entanto, a lei exclui gorjetas e taxas de entrega/intermediação da base tributável. Mais precisamente, gorjetas repassadas integralmente aos empregados (até 15% da conta) não entram na base do IBS/CBS. Isso significa que, na reforma, você não paga imposto sobre a gorjeta recebida pelo garçom. Por outro lado, se o cliente pagar gorjeta acima de 15%, o excedente volta a ser tributado normal. Taxas cobradas por apps de delivery que não são repassadas ao restaurante também ficam de fora da base.
- Split payment simplificado: Os restaurantes poderão optar pelo procedimento simplificado de split payment quando atenderem clientes finais não contribuintes de IBS (pessoas físicas ou empresas no Simples). Nesse sistema, parte do pagamento é retida na fonte: a operadora do pagamento (por exemplo, a adquirente do cartão) recolhe o IBS/CBS devido diretamente ao Fisco, com percentual fixo preestabelecido. Isso reduz a burocracia para o restaurante e garante ao governo a arrecadação imediata do imposto.
- Fim progressivo do ICMS/ISS: Com a implantação completa do IBS/CBS, ICMS e ISS serão gradualmente extintos. Na prática, isso significa que, no futuro, você não terá mais que se preocupar com ICMS ou ISS sobre as vendas diretas de alimentos (eles serão incorporados ao IBS). Até lá, porém, é importante manter o controle normal desses tributos locais. A transição vai exigir adaptar sistemas de faturamento (por exemplo, integrar NF-e e NFC-e ao novo IBS) e treinar a equipe sobre as novas regras de alíquotas e apuração.
Impacto operacional: Pratos preparados e bebidas não alcoólicas vendidos no balcão ficarão sujeitos ao novo IBS com alíquota menor. Bebidas alcoólicas e produtos industrializados comprados prontos não se enquadram no regime especial (ficam no regime geral, com alíquota estimada de 28% e sem benefício do 40% off). Refrigerantes e cervejas saem do regime de substituição tributária: agora pagam IBS no momento da venda. Isso pode alterar preços e margens, exigindo revisão de cardápios. Em resumo, a reforma tributária traz oportunidades (aliquota menor, exclusões) mas também desafios de adaptação. A boa notícia é que essas mudanças já estão aprovadas e sendo comunicadas, dando tempo para os restaurantes se prepararem.
Passo a passo para organizar a contabilidade do seu restaurante e se preparar para a reforma
- Revise o enquadramento e CNAE do negócio: Confirme se sua atividade está corretamente registrada como restaurante/bar (por exemplo, CNAE 5611-2/01) e se os sócios têm o melhor regime (MEI, Simples, Ltda, etc.). Caso esteja no Simples, verifique se você continua dentro do limite de faturamento e se o Anexo do Simples está adequado (Anexo III ou V, considerando o Fator R). Uma contabilidade especializada pode ajudar a escolher o enquadramento tributário mais vantajoso.
- Organize receitas e despesas: Implemente sistemas (como ERP ou planilhas robustas) para registrar todas as vendas, incluindo delivery e encomendas, e todas as compras de insumos e custos operacionais. Isso inclui lançar corretamente as gorjetas recebidas e as taxas de aplicativos (mesmo que isentas, precisam de registro). Mantenha notas fiscais de compras e comprovantes de despesas bem arquivados, para aproveitar deduções permitidas.
- Adeque a emissão de notas fiscais: Se ainda não faz, configure a NFC-e (ou SAT) para vendas a consumidor final e a NFS-e para serviços. Garanta que os equipamentos (certificado digital, software emissor) estejam homologados. Como dica, teste o sistema e emita notas de prova antes de entrar em operação. A emissão correta de NFC-e/NFS-e evita multas e mantém seu restaurante regularizado perante a fazenda estadual e municipal.
- Implemente controles fiscais: Cadastre-se em sistemas como SPED Fiscal/Contribuições (se não for Simples) e atualize os cadastros de ISS e ICMS na prefeitura e SEFAZ. Se você ainda paga ICMS por substituição tributária (por exemplo, sobre cervejas), comece a planejar o reposicionamento desses custos. Use softwares de gestão que emitam DIPs fiscais e EFD automaticamente, reduzindo erros humanos.
- Separe valores de gorjeta e taxas de entrega: Não misture a gorjeta no faturamento de vendas do restaurante, repassando-a integralmente aos empregados como indicado pela nova lei. Considere usar duas vias na conta: uma para o consumo e outra para a gorjeta. Para pedidos via aplicativo, ajuste o sistema para não considerar as taxas do app como receita. Esses valores excluídos da base reduzem o imposto do restaurante.
- Ajuste preços e orçamentos: Com a reforma, alguns custos vão mudar. Faça simulações de precificação incluindo as novas alíquotas de IBS/CBS e do Imposto Seletivo (para bebidas alcoólicas e refrigerantes). Isso pode exigir reajustar margens em pratos que incluem bebidas tributáveis. Ao mesmo tempo, aproveite a alíquota menor para oferecer promoções sem perder a competitividade. Projete cenários mensais de faturamento e impostos para prever o caixa.
- Contrate contabilidade especializada: Nada substitui um contador que entenda de contabilidade para restaurante. Um profissional experiente cuidará de todos os passos acima, fará o acompanhamento mensal, simulará regimes tributários e alertará sobre prazos. Esse apoio garante que você não perca benefícios do Simples, cumpra obrigações acessórias, evite multas e consiga focar em crescer. Como recomenda o guia, “contrate (ou avalie) uma contabilidade especializada, que faça acompanhamento mensal – essa é a parte que muitas pessoas negligenciam, mas que faz toda a diferença”.
Conclusão
Gerir as finanças de um restaurante requer planejamento, organização e constante atualização legal. Com uma contabilidade para restaurante eficiente e estratégica, você pode reduzir efetivamente os tributos para restaurante, controlar custos e evitar surpresas fiscais. As mudanças da reforma tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025) trazem alívio (como alíquota menor de IBS/CBS e exclusão de gorjetas) mas demandam adaptações operacionais – o que reforça a importância de assessoria contábil especializada.
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