O setor farmacêutico enfrenta uma alta carga tributária que incide em todas as etapas do negócio – da compra de insumos à venda ao cliente final. Os principais tributos incluem impostos federais (IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, IPI), estaduais (ICMS) e municipais (ISS), além das contribuições sobre a folha (INSS, FGTS, SAT). No Simples Nacional, farmácias unificam IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, ICMS e ISS em uma única guia (DAS), com alíquotas iniciais na faixa de 4% a 6% do faturamento. A vantagem é menor burocracia; a desvantagem, falta de crédito de PIS/Cofins e alíquotas fixas sobre a receita. No Lucro Presumido, calcula-se IRPJ/CSLL sobre percentual presumido da receita (cerca de 13,33–16,33% de carga média), e no Lucro Real tributa-se o lucro efetivo, abatendo despesas comprovadas. Farmácias de grande porte ou com margens baixas podem aproveitar o Lucro Real para deduzir custos (aluguel, energia, insumos, publicidade, etc.) da base do IRPJ/CSLL. Já o IRPF (Carnê-Leão) cabe a sócios que recebem sem CNPJ, quando ultrapassam o limite de isenção.
Principais tributos: O ICMS (estadual) incide sobre medicamentos, cosméticos e produtos de higiene, com alíquotas que variam de 7% a 18% conforme o estado e o tipo de produto. Medicamentos de “cesta básica” (genéricos e referência listados em acordos estaduais) podem ter ICMS reduzido ou isento. O IPI (federal) impacta medicamentos industrializados; embora muitas vezes já esteja embutido no preço, é importante verificar alíquotas (alguns produtos podem ter 0%). PIS/Cofins (federais) incidem sobre o faturamento, mas o setor farmacêutico possui regime monofásico: a indústria recolhe uma alíquota global (≈12,5%), eximindo distribuidores e varejistas da cobrança direta. Ainda assim, farmácias no Lucro Real podem descontar créditos de PIS/Cofins sobre insumos e despesas, reduzindo o tributo. O ISS (municipal) aplica-se se a farmácia presta serviços como vacinas ou manipulação em laboratório, com alíquotas típicas de 2% a 5%. Na prática, a venda ao consumidor final é por produto (ICMS), e serviços específicos (injeções, orientações) geram ISS. As contribuições sobre a folha (INSS patronal, FGTS) também pesam, e programas de desoneração (CPRB) podem ser explorados. Controlar separadamente vendas, salários e custos operacionais é crucial: em Lucro Real, despesas necessárias e habituais – como aluguel, energia, publicidade – são dedutíveis, reduzindo o IRPJ/CSLL. No Simples, manter a folha organizada é importante por causa do “Fator R” (anexo III ou V) e dos encargos previdenciários reduzidos. Por exemplo, registre todas as compras de medicamentos e materiais com notas fiscais para abater custos; no Simples, certifique-se de contabilizar corretamente a folha de pagamento para usufruir dos benefícios de encargo reduzido. Esse controle contábil ajuda a não deixar descontos fiscais na mesa.
Estratégias contábeis para pagar menos tributos
Para aumentar o lucro da farmácia, é fundamental adotar estratégias fiscais e contábeis legais que reduzam a carga tributária. Entre as principais ações estão:
- Escolha do regime tributário adequado: Simule cenários com um contador especializado para decidir entre Simples, Lucro Presumido ou Real. Farmácias pequenas ou novas geralmente se beneficiam do Simples (até R$4,8 milhões/ano), que simplifica o pagamento em DAS. Médias podem usar Lucro Presumido (carga de ~13–16% sobre receita) para reduzir ICMS em alguns estados. Grandes ou com custos elevados talvez lucrem mais no Lucro Real, deduzindo despesas. Uma revisão periódica evita tributar excesso: por exemplo, se muitos investimentos ou folha alta, analise migrar do Simples para o Real. Uma escolha acertada do regime pode significar até 30% de economia em tributos.
- Incentivos fiscais e benefícios setoriais: Verifique programas federais, estaduais e municipais de apoio. Alguns estados concedem redução de ICMS para medicamentos de uso popular ou em determinados convênios (p.ex., medicamentos para a saúde preventiva). Aproveite créditos presumidos (quando aplicáveis) e regimes especiais, como o monofásico que já reduz PIS/Cofins para a farmácia. Note que programas como Farmácia Popular demandam registro correto: nesses casos, o governo subsidia parte do remédio, e a farmácia faz apenas a parte isenta. Na nova reforma, remédios do Farmácia Popular terão alíquota zero de IBS/CBS (imposto substituto de PIS/Cofins), mas já é importante identificá-los agora em suas vendas.
- Desoneração da folha e terceirização: Custos de pessoal podem ser otimizados com benefícios legais. Participe de programas como o PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) para abatimentos de INSS, e avalie formas legais de reduzir encargos (p.ex., optar pela CPRB, a contribuição sobre receita). Terceirizar serviços secundários (limpeza, segurança) também reduz INSS patronal. Em algumas cidades ou setores de saúde podem existir programas de desoneração via qualificação profissional. Atenção, porém, a cumprir rigorosamente as leis trabalhistas para evitar passivos.
- Controle rigoroso de despesas operacionais: Mantenha registros detalhados de todas as saídas (compra de estoque, água, luz, aluguel, transporte). No Lucro Real, essas despesas são abatíveis e diminuem a base do IRPJ. Mesmo no Simples, um bom controle evita pagaar imposto sobre o mesmo insumo duas vezes ou sobre despesas irregulares. Use sistemas de gestão financeira para farmacias e registre entradas e saídas, guardar notas fiscais e facilitar o cálculo dos tributos.
- Uso de tecnologia: Invista em softwares de gestão e contabilidade para farmacias. PDVs integrados podem emitir NFC-e automaticamente nas vendas e gerar relatórios de receitas por categoria. Por exemplo, integrar o caixa com o sistema contábil faz com que vendas pelo sistema de delivery (apps) sejam lançadas corretamente, evitando omissões de receita. Esses sistemas calculam tributos mensalmente (DAS para Simples, DARF para Lucro Presumido) e geram alertas de obrigações acessórias. Assim, você sabe exatamente quanto paga de ICMS sobre medicamentos e minimiza erros.
Por fim, sempre que possível, revise notas fiscais e classificações. Erros no CST/CSOSN (códigos de tributação) podem fazer a farmácia pagar ICMS-ST indevidamente em produtos não sujeitos. Por isso, valide a tributação de cada item. Uma auditoria fiscal interna ou consultoria pode identificar créditos de PIS/Cofins esquecidos (por exemplo, em gastos com energia e aluguel) e garantir que você aproveite todas as deduções legais. Com essas práticas, você reduz tributos e aumenta o lucro da farmácia.
Obrigações fiscais e riscos de não conformidade
Mais importante do que economizar é cumprir corretamente todas as obrigações fiscais para evitar multas que corroem o lucro. Entre as obrigações de uma farmácia estão:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas: Todas as vendas a consumidor final devem gerar NFC-e (ou SAT CF-e, conforme estado). Se prestar serviços (vacinação, coleta de exames, entrega em domicílio), deve emitir NFS-e e recolher ISS. Não emitir a NFC-e ou NFS-e quando exigido resulta em multas elevadas e até interrupção de atividades – o fisco consegue cruzar dados de cartões e identificar vendas não declaradas. Por isso, configure certificado digital e software emissor homologados, e teste o sistema periodicamente.
- Declarações eletrônicas e SPED: Se sua farmácia não for optante do Simples, é obrigada a entregar o SPED Fiscal (contendo ICMS/IPI) e o SPED Contribuições (PIS/COFINS) mensalmente. Empresas em qualquer regime devem cumprir a DCTF (declaração de tributos federais) e EFD-Reinf (folha) e o eSocial (folha e obrigações trabalhistas). A partir de janeiro/2023, o eSocial entrou em vigor para todas as empresas, inclusive as do Simples. Deixar essas obrigações em atraso gera juros e multas pesadas. Por exemplo, o não cumprimento do eSocial resulta em penalidades do Ministério do Trabalho.
- Obrigações trabalhistas: Registre os funcionários em carteira, mantenha a folha em dia e recolha INSS patronal e FGTS corretamente. Entregue o CAGED e a RAIS anuais. Caso pague convênios de saúde ou outros benefícios, verifique se implicam obrigações adicionais. Ao terceirizar serviços, confira a regularidade das prestadoras. O descumprimento dessas obrigações (como faltas em recolhimentos ou erros na folha) resulta em fiscalizações trabalhistas e multas.
- Pagamentos mensais de tributos: Calendário é rigoroso. Pague as guias no prazo: DAS (Simples), DARF (IRPJ/CSLL/PIS/Cofins no Lucro Real/Presumido), GPS de INSS patronal, GFIP/FGTS, guias de ICMS (se aplicável) e ISS. Atrasos geram multa e juros: por exemplo, o não recolhimento de ICMS em venda de medicamentos pode impedir abertura de novas notas pela farmácia.
Não cumprir obrigações aumenta muito o risco fiscal. O governo cruza informações eletrônicas (XML de notas, SPED) para detectar irregularidades. Uma pequena falha – como emitir a nota no CFOP errado ou não creditar um abatimento – pode acarretar autuação. A falta de contabilidade organizada deixa o empreendedor sem visão de prazos e gera “dores de cabeça com o Fisco”. Assim, manter a contabilidade para farmácia em dia é essencial: um contador especializado em farmácia consegue revisar prazos, corrigir erros (como a tributação incorreta no PGDAS) e evitar multas pesadas, garantindo previsibilidade financeira.
O que muda com a reforma tributária
A Nova Reforma do Consumo (EC 132/2023 e Lei Complementar 214/2025) substituiu PIS/Cofins, IPI, ICMS e ISS por dois tributos no estilo IVA dual: o CBS (federal) e o IBS (estadual/municipal). Para as farmácias, as novidades principais são:
- Alíquotas e isenções sobre medicamentos: A LC 214/2025 prevê redução de 60% nas alíquotas de IBS/CBS para todos os medicamentos registrados pela Anvisa ou produzidos por farmácias de manipulação. Isso significa que, por exemplo, se a alíquota de referência fosse 28%, passará para ~11,2%. Além disso, medicamentos listados em programas de saúde (como tratamentos oncológicos, diabetes, DST/Aids, doenças raras) terão alíquota zero de IBS/CBS. Ou seja, não se pagará IBS/CBS sobre as vendas desses remédios, reduzindo custos para farmácias e pacientes. Igualmente, operações de fornecimento de medicamentos ao poder público ou entidades de saúde imunes terão IBS/CBS zero, com crédito preservado.
- Regra de destino: O IBS/CBS passa a ser devido no local de consumo (destino da mercadoria), ao contrário do ICMS atual (que em geral é devido no estado do remetente). Essa mudança impactará margens e preços de medicamentos interestaduais: farmácias devem preparar sistemas para cobrar corretamente o imposto do estado do cliente.
- Fim gradual do ICMS/ISS: Com a implantação completa do IBS, ICMS e ISS serão extintos gradualmente. No curto prazo, continue emitindo NF-e e NFC-e com ICMS normal e recolhendo ISS quando houver serviço. Porém, planeje adaptar seus sistemas de faturamento para o novo IBS/CBS (por exemplo, ajustar o CFOP e os códigos de CST/CSOSN às novas regras). A transição (prevista até 2033) exigirá readequação de preços. Por exemplo, subprodutos tradicionais do regime monofásico (como medicamentos industrializados) passarão a admitir crédito de IBS/CBS na cadeia, o que pode permitir redução de preços no longo prazo.
Em resumo, a reforma traz oportunidades e desafios: a redução de tributos sobre medicamentos aumenta a margem das farmácias, mas exige adaptação de sistemas e revisões de precificação. É importante ficar atento às listas de medicamentos beneficiados (atualizadas periodicamente) e separar desde já as vendas tributadas das isentas (ex: Farmácia Popular) para usufruir dos créditos permitidos.
Passo a passo para organizar a contabilidade da sa farmácia e se preparar
- Reavalie o enquadramento e CNAE: Confirme se sua atividade está corretamente registrada (CNAE de farmácia, drogaria ou manipulação) e se o regime empresarial (MEI, Simples, Ltda.) está adequado. No Simples, verifique o limite de faturamento e o anexo correto (as farmácias de manipulação, por exemplo, seguem regras específicas). Ajustar o enquadramento pode evitar tributos extras.
- Organize receitas e despesas: Implemente um sistema (ERP ou planilhas robustas) para registrar todas as vendas – incluindo convênios (Farmácia Popular), delivery e serviços – e todas as compras de insumos e custos fixos. Lance corretamente receitas não tributáveis (como indenizações) separadas das tributáveis. Mantenha notas fiscais eletrônicas arquivadas, bem como recibos e comprovantes de pagamento (folha, aluguel, energia). Esse registro completo possibilita abater despesas dedutíveis no Lucro Real e calcular os tributos do Simples com exatidão.
- Atualize a emissão de notas fiscais: Se ainda não emite NFC-e (ou SAT) para vendas a consumidor, faça a integração. Para serviços (vacinas, exames, entrega), habilite a NFS-e municipal. Garanta certificado digital e software homologados e faça testes (“notas de prova”) antes de usar em operações reais. A emissão correta evita multas do fisco estadual e municipal. Além disso, prepare-se para migrar a emissão ao novo IBS/CBS quando exigido (por exemplo, adaptando os campos de alíquota e código de IBGES de destinação).
- Implemente controles fiscais: Caso não esteja no Simples, cadastre-se no SPED Fiscal e SPED Contribuições, e mantenha inscrições estaduais (ICMS) e municipais (ISS) atualizadas. Se houver ICMS-ST (substituição tributária) em medicamentos, planeje o ajuste com a nova carga do IBS. Utilize sistemas que automatizem a escrituração (EFD-ICMS, EFD-Contribuições) para reduzir erros. Faça entregas de DCTF mensais e EFD-Reinf sem atrasos. A automação fiscal evita multas como as do SPED e do eSocial.
- Separe produtos isentos e tributáveis: Crie procedimentos para não misturar em um mesmo lançamento itens tributáveis (por IBS/CBS) com itens isentos (Farmácia Popular, convênios do SUS) ou medicamentos de imunizado. Por exemplo, mantenha caixas separadas no PDV ou use códigos de serviço distintos para vacinas (ISS) e remédios (IBS). Na nova tributação para farmácias, isso garantirá que você aproveite 100% de crédito ou isenção nos itens corretos, sem distorcer sua base de cálculo.
- Reveja preços e orçamentos com a reforma: Simule como a redução de IBS/CBS impacta seus custos e margens. Medicamentos sujeitos à alíquota reduzida (60% menor) podem ser ofertados mais competitivamente. Já itens não contemplados (como algumas categorias de cosméticos ou alimentos) terão carga plena. Ajuste cardápios e tabelas de preços conforme o mix de produtos. Também planeje reajustes salariais e benefícios considerando a eventual economia nos encargos previdenciários (por ex., se optar por CPRB). Projete cenários mensais de faturamento e tributos com a nova estrutura, para prever fluxo de caixa da farmácia.
- Contrate contabilidade especializada para farmácias: Nada substitui um contador experiente no setor farmacêutico. Um profissional dedicado fará revisões mensais, simulará regimes tributários e alertará sobre prazos. Ele cuidará de todo o passo a passo acima, garantindo que você não perca benefícios (do Simples, ICS-ST, etc.) e cumpra obrigações acessórias. Como resultado, você foca no negócio enquanto a contabilidade da farmácia assegura previsibilidade financeira, conformidade e aproveitamento de oportunidades fiscais.
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Conclusão
Gerir a contabilidade para farmácias de forma estratégica é chave para aumentar o lucro da farmácia. Com organização de receitas/despesas, escolha do regime certo e planejamento tributário, é possível pagar menos impostos sem riscos. As mudanças da reforma tributária trazem alívio (reduções de IBS/CBS em medicamentos) mas também demandam adaptações operacionais. Por isso, contar com uma assessoria contábil especializada é essencial. A Uphold Contabilidade, especialista em farmácias, entende suas particularidades e cuida de tudo – do controle de estoque à folha de pagamento, do cumprimento de SPED à preparação para o novo IBS/CBS. Assim, sua farmácia ganha previsibilidade, crescimento sustentável e maior lucratividade. Entre em contato para transformar a gestão tributária da sua farmácia em vantagem competitiva para o seu negócio.
